Minden egyes küldeménynek, levél útján kézbesítendő bármilyen csomag megjelölésének, alapvető feltétele a postabélyegző. 

A pecséten rajta szerepel a beérkezés dátuma, időpontja és annak pontos helye is. Gyakori, hogy bélyegek helyettesítésére, vagy annak érvénytelenítésére is szolgál a bélyegző lenyomata, tehát, hogy ne lehessen azt újból felhasználni.

Olyan bélyegzők is vannak persze, melyek csak egy bizonyos, éppen aktuális alkalomra készülnek és kizárólag az esemény idejének intervallumában lesznek felhasználva a postán.

A postabélyegző már a XV. században is használatos volt, és azon még címer is szerepelt. Annak idején az volt a feladata, hogy a postai dolgozók munkáját megkönnyítse, hiszen dátumozni és a küldeményeket dokumentálni természetesen már akkor is kötelező volt. Az iktatást akkor még minden esetben kézzel végezték, így nem csoda, hogy valóságos munkatársnak tekintették a bélyegzőket.

Ami a postabélyeg újbóli felhasználásának ellehetetlenítését illeti, a mai napig szükség van a postabélyegzőre, ez a funkciója a XXI. században is lényegét képezi a pecsétnek, illetve bizonyítéka még a szállításnak is.

A bélyegzőhasználat létjogosultságát híven bizonyítja a tény, hogy használata nélkül igen csak problémás lenne bármilyen bizonyítás, a küldeményeknél előforduló esetleges vitás kérdések eldöntésekor.

A bélyegzőn szereplő adatok mellett persze a dátumot mindig aktualizálni kell, de nem kell erre külön dátumbélyegzőt használni. A postabélyegzőt nyilván nem egy-két hónapra tervezik használni, ezért a dátumrésszel ellátott komplett pecsétek igen nagymértékben megkönnyítik a hivatalnokok munkáját napjainkban is. Mindössze be kell állítani az aktuális dátumra, s használni azt. A rajta szereplő többi adat pedig maradhat változatlan, akár évek hosszú sora alatt is.

Ne feledjük a „törékeny” felirat szem előtt tartását, ha véletlenül ilyen küldeménnyel találkoznánk. Ez a tájékoztató szöveg is bélyegző használatával kerül a küldeményre, ilyenkor persze finomabban „nyomkodnak” a postások!